Os 8 passos para o sucesso e a prosperidade de sua farmácia

O texto a seguir foi retirado da edição de Agosto/2014 da revista ABCFARMA.

A cada edição, temos elencado um setor da farmácia para abordar instrumentos eficientes de gestão. Mas, muitas vezes, o empresário ou gestor, ao se deparar com sugestões apresentadas por especialistas, esboçam a clássica indagação: "Por onde começo?"

Começar não é fácil, principalmente, quando nos deparamos com as dificuldades iniciais inerentes ao fator mudança. Mudar exige capacidade de quebrar paradigmas.

Portanto, quero propor a você, que quer melhorar os resultados financeiros da sua empresa e torná-la mais competitiva e preparada para este mercado, um passo a passo para implantar com sucesso um método de gestão de alta performance.

Passo 1 – Levantamento de dados e mensuração dos resultados
Adote uma forma padrão de levantar os dados e mensurar os resultados da sua farmácia. Sugiro que utilize uma forma estruturada de dispor os dados da farmácia baseada no DLP* (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e o DFC* (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) de sua loja, cobrindo pelo menos os três últimos meses, para obter o CMV (Custo da Mercadoria Vendida), ou seja, a Dotação Orçamentária de Compra e o Lucro Operacional. Esse procedimento lhe permitirá enxergar o potencial máximo de lucro da sua farmácia e saber se você está conseguindo realizar, no fluxo de caixa da empresa, o lucro que você projetou no seu no seu DLP.
*Obs.: Nas edições anteriores da Revista ABCFARMA expusemos a estrutura de um DLP e do DFC. Acesse e revise o conteúdo.

Passo 2 – Setor Financeiro
Inicie fazendo o controle da conta-corrente da farmácia. Para isso, você deve utilizar um gerenciador financeiro informatizado e inserir todas as contas a pagar no seu calendário de pagamentos. Aprenda a reconciliar o extrato do banco com os seus lançamentos diariamente. Prepare os relatórios das transações no gerenciador financeiro, de forma a que as Categorias de Despesas coincidam com as despesas dos seus Demonstrativos de Lucros e Perdas (DLP) e Demonstrativos de Fluxo de Caixa (DFC). Defina o tamanho do seu Capital de Giro e faça uma projeção de suas contas a pagar e receber, ou seja, crie uma dinâmica financeira, bem como os lastros de RH e Inadimplência.

Passo 3 – Setor de Estoque
Defina e calcule o estoque mínimo e máximo dos produtos verificando a média de venda do período. Monte o estoque ideal e, se necessário, faça as compras necessárias para completar o estoque. É muito importante que você mantenha um estoque equilibrado, para que um excesso não afete o seu caixa e o baixo nível não comprometa suas vendas. Garanta que o software que você utiliza em sua farmácia tenha aplicativos e funcionalidades que lhe permitam obter esses controles e, acima de tudo, que tenha um banco de dados confiável, pois muitos oferecem relatórios deturpados com o passar do tempo.

Passo 4 – Setor de Compras
Rotineiramente, faça compras retirando a “lista de faltas” dos produtos que atingiram o estoque mínimo. Reponha o estoque diariamente. Não compre nada que produza estoque desnecessário e excessivo de produtos e durante as compras não substitua produtos sem justificativa (compre somente as marcas que tiveram giro).

Passo 5 – Setor de Caixas
Garanta que o valor que entrou em dinheiro no dia (venda à vista + recebimentos) seja integralmente depositado na conta corrente da farmácia. Não permita desvios de dinheiro do caixa para nenhum tipo de pagamento. Compare diariamente o valor do caixa com os depósitos ocorridos na conta corrente da farmácia.

Passo 6 – Setor de Crediário
Se a sua farmácia oferece crediário, promova a retirada das contas inadimplentes do fichário e proceda sua eliminação do sistema. Monte um outro fichário somente para os inadimplentes. Separe fichários por fase da cobrança. Sobre o valor total das contas “a receber”, deposite 3% na conta lastro de RH. Mensalmente, calcule o total de “venda a prazo” e faça o depósito do lastro de inadimplentes. A partir daí, também mensalmente pague as notas inadimplentes com o dinheiro do lastro. Implemente a abertura de novas fichas somente com os critérios mínimos exigidos para se aprovar o crédito de um cliente.

Passo 7 – Setor de Vendas:
Defina as listas de preços e promoções. Analise os descontos para cada produto sobre o perfil de venda da farmácia e determine se o desconto médio estipulado está dentro do limite planejado no DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas). Insira os preços com os descontos no sistema. Prepare as listas de substituição (intercambialidade) baseada nos medicamentos genéricos e laboratórios parceiros, bem como uma lista de Indicação baseada nos medicamentos similares, e principalmente os MIPS, e instrua os atendentes de balcão. Intensifique os treinamentos com os colaboradores e capacite-os periodicamente.

Passo 8 – Divulgação
Prepare banners e cartazes com as ofertas e coloque em locais visíveis na farmácia. Prepare tabloides e outros tipos de divulgação que julgar necessário.

Esses passos devem ser seguidos com disciplina e perseverança e, se surgirem dificuldades para implantá-los, procure ajuda, mas não desista jamais, pois o mercado não é tolerante com o amadorismo e exige cada vez mais métodos para que uma empresa tenha sucesso.

Seja Feliz com a sua Farmácia! Sucesso e Prosperidade!

Cadri Awad, farmacêutico, consultor de empresas e sócio proprietário do Instituto Bulla de Goiânia, empresa especializada em Gestão de Varejo Farmacêutico.
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